Kako se izogniti pošti pošasti

Kako se izogniti pošti pošasti

Od prvega izuma e-pošte smo že daleč napredovali.

Pravzaprav ste vedeli, da prvo e-poštno sporočilo je bil poslan leta 1971? Tako je, e-pošto uporabljamo že skoraj 50 let! Torej bi si mislili, da bi bili stari profesionalci pisanje učinkovitih e-poštnih sporočil do zdaj, kajne? Napačno!

Slab e-poštni bonton se lahko stopnjuje

Po navedbah a anketa Sendmail leta 2013 je 64 odstotkov vprašanih razkrilo, da so v službi poslali ali prejeli e-pošto, ki je nenamerno povzročila jeza ali zamera.



Zdaj, ko sem prvič prebral to statistiko, sem bil rahlo šokiran. Toda moje presenečenje je kmalu izzvenelo. In potem, ko sem nekaj časa razmišljal o tem, sem spoznal, da je to v resnici povsem smiselno. V preteklih letih sem prejel nešteto elektronskih sporočil, od e-pošte do besedilnih sporočil do neposrednih sporočil, od ljudi (in jih verjetno tudi sam poslal), ki so me zmedli ali ki sem jih na tak ali drugačen način napačno razlagal.

Preprosta šala ali elektronsko poslana sarkastična pripomba, za katero sem mislil, da bo zagotovo razveselila prejemnika, najverjetneje pa bi jo storila, če bi jo dostavila osebno, ljudi je zmedla ali prizadela, jaz pa rdečih obrazov.

Pošast vzgaja svojo grdo glavo

Eden najslabših primerov slabe e-pošte, ki se ga spomnim, je bil med nekdanjima kolegoma. Poimenujmo jih Georgia in Bernard.

Bernard je Georgiji po e-pošti poslal nekaj povratnih informacij o poročilu, ki ga je napisala (doslej tako dobro, saj je bila to Bernardova naloga). Bil je precej obsežen, kar pa spet ni bilo nenormalno. Vendar je bil njegov jezik nekoliko bolj neposreden, kot bi moral biti. Pravzaprav je bilo celotno sporočilo seznam zelo kritičnih komentarjev. Nekateri izmed njih so bili nepotrebni in nesramni ali pa so se zdeli izredno osebni. Za konec pa Bernard ni uspel podpisati z 'zahvalo' in ni rekel 'prosim'. Namesto tega je preprosto končal z: 'Kdaj lahko pričakujem, da se bodo te spremembe povrnile?'

Nekateri od vas morda razmišljate: »No, kaj je narobe s tem? Navsezadnje je opravljal samo svoje delo. «

Ampak to je zadelo živce z Gruzijo, katere notranja e-poštna pošast je rešila svojo grdo glavo. Tako je hitro vtipkala nesramni odgovor in ga poslala Bernardu.

kako najti glasnost

Zadeva se je stopnjevala in za omilitev razmer so poklicali vodjo ekipe. Situacija, ki je bila navsezadnje izpuščena iz vseh razsežnosti. Vse zaradi načina pisanja e-pošte.

Dodajanje »človeškega dotika« e-pošti

Torej, kaj pri e-pošti in pravzaprav vseh oblikah digitalne komunikacije pušča toliko prostora za napačno razlago?

No, v prvi vrsti gre za popolno pomanjkanje 'človeškega dotika'.

Elektronsko sporočilo se vam ne more nasmehniti ali namigniti, ko govori šalo. Ima popolno pomanjkanje empatije. Čeprav obstajajo številne čudne in čudaške emotikone, med katerimi lahko izrazite govorico telesa, ti niso primerni za profesionalna ali poslovna okolja.

V e-poštnem sporočilu je lahko težko 'dati pravi ton'. Še posebej, če pošiljate sporočilo novemu zaganjalniku ali nekomu, ki ga ne poznate.

Hkrati je treba ton prilagoditi glede na osebo, ki ji pošiljate e-pošto. Na primer ne bi dodali poljuba na dnu sporočila, poslanega šefu, lahko pa, če ga pošljete prijatelju ali družinskemu članu. Za nekatere od nas je prilagajanje sloga pisanja še posebej težko.

pomen spretnosti kritičnega mišljenja

Torej, kakšna je rešitev?

Dejansko je ta težava postala tako zaskrbljujoča, da zdaj obstajajo aplikacije, ki lahko ljudem pomagajo, da svoj slog pisanja e-pošte prilagodijo osebnosti prejemnika. Ena takih aplikacij - izdana leta 2015 - je Kristal , ki deluje tako, da s spletnimi podatki vaših stikov pomaga oblikovati komunikacije glede na njihove všečke in nevolje.

Zdaj se to morda sliši nekoliko orwellovsko, da ne omenjamo protiintuitivnosti (z uporabo računalniškega programa, da bi e-poštnemu sporočilu dodali 'človeški pridih?'), Vendar aplikacija počne le tisto, kar si prizadeva katera koli aplikacija - zapolni vrzel v trgu in rešiti pogost problem.

Torej, poleg tega, da dobimo aplikacijo, ki nam piše e-pošto, kaj lahko storimo, da bodo ljudje prejemali in brali naša sporočila na način, kot smo jih predvideli? Nekaj ​​koristnih nasvetov lahko dobite v naši novi infografiki, Kako napisati učinkovita e-poštna sporočila .

In če imate kakšne e-poštne anekdote o pošastih, ki ste jih že srečali, ali nasvete ti želite deliti, to storite v spodnjem oddelku za komentarje.